Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Migration von HubSpot zu Salesforce

Überblick:‍

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Der Wechsel von HubSpot zu Salesforce betrifft viele Teile des Unternehmens. Diese Änderung beeinflusst die Arbeitsweise verschiedener Abteilungen und die Nutzung der CRM-Daten. Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, ist es wichtig, eng mit diesen Schlüsselabteilungen zusammenzuarbeiten:

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• Marketing

• Vertriebsentwicklung

• Vertrieb/Kundenmanagement

• Kundenservice

• Customer Success

• Revenue Operations

• Finanzen

• Business Intelligence

• Unternehmensentwicklung / Produktteam

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Durch Berücksichtigung der Bedürfnisse und Beiträge dieser Abteilungen können wir deren kollektive Expertise und Unterstützung nutzen und so den Weg für eine erfolgreiche CRM-Migration ebnen.

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HubSpot CRM Prozess-Discovery

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Die Feststellung der Ziele, Probleme und Anforderungen ist vielleicht die wichtigste Phase, da die Ergebnisse als Basis dienen, um die erforderlichen Schritte und Lösungen zu definieren. Dafür ist es essenziell, die richtigen Fragen zu stellen und tief in die verschiedenen Bereiche einzutauchen.

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• Welche End-to-End-Prozesse verfolgen wir?

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• Welche Probleme treten bei diesen Prozessen auf (auch auf der CRM-Seite)? -> Evaluiere sie qualitativ und quantitativ

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• Warum ist der Prozess so und nicht anders aufgebaut?

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• Welche Schlüsseldaten sammeln wir?

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• Welche Teams sind am Prozess beteiligt?

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• Welche Aufgaben sind wiederkehrend und/oder manuell?

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• Welche KPIs wollen wir verfolgen? Welcher KPI-Zielwert impliziert Erfolg?

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Durch eine umfassende Discovery-Phase finden wir nicht nur heraus, was wir für die Migration zu Salesforce benötigen, sondern auch, wie Salesforce eingerichtet werden soll, ohne die aktuellen Probleme zu übernehmen und stattdessen Ineffizienzen beseitigen und neue Eigenschaften hinzufügen.

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Die Discovery umfasst außerdem:

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• das Verständnis des Technologie-Stacks, das derzeit mit HubSpot verbunden ist und möglicherweise mit Salesforce verbunden werden sollte

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• das Verständnis der Datenstruktur und welche Datensätze zu Salesforce übertragen werden müssen

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Das Ergebnis der Discovery sind validierte Problemstellungen, klare User stories und ein klare Verständnis davon, was wir mit Salesforce erreichen wollen.

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Meilensteine und Projektplan:

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Projektansatz

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Der allgemeine Ansatz für das Projekt ist eine Kombination aus Wasserfall- und Scrum-Methodik.

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Mit einem in einem Gantt-Diagramm visualisierten Plan mit Meilensteinen bieten wir den Stakeholdern eine klare Sicht auf den Fortschritt und wir haben ein strukturiertes End-to-End-Tracking mit einem klaren Endziel.

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Der Scrum-Teil wird später während der technischen Ausführung beginnen. Dies wird uns helfen, agil zu bleiben und uns an Anforderungen und Bedürfnisse anzupassen, die später auftreten können.

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Es wird generell entscheidend sein, den Stakeholdern nahe zu bleiben (regelmäßige Updates) und sie in einem gewissen Umfang in das Lösungsdesign einzubeziehen, damit sie sich gehört und beteiligt fühlen.

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Insbesondere während der Prototyping- und Testphase werden wir mehrere Iterationen und Feedbackrunden benötigen. Dies wird Zurückweisungen implementierter Lösungen vermeiden.

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Und als letzten Punkt werden wir frühzeitig mit dem Change Management beginnen. Der Wechsel zu einem neuen Tool ist ein großer Schritt und nicht nur mit ein paar Schulungen erfolgreich. Die Mitarbeiter sollten von Anfang an einbezogen werden und verstehen, warum etwas auf eine bestimmte Weise gemacht wird. Zusätzlich werden wir eine Gruppe von Testern aus betroffenen Abteilungen nominieren, die Zeit für das eingehende Testen des Prototyps widmen werden.

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Best practices

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• Zu viel als zu wenig kommunizieren und frühzeitig mit dem Change Management beginnen

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• „Champions“ von Anfang an einbeziehen und schulen, um interne Unterstützung während und nach dem Go-Live zu ermöglichen

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• Nicht nur schulen, sondern auch die Lösung verkaufen, den Grund dahinter erklären

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• Den Prozess und die Lösung während des Projekts dokumentieren

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Phasen und Meilensteine, die wir erreichen werden:

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Projektplan und Meilensteine, um einen erfolgreichen Übergang sicherzustellen.

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Potenzielle Herausforderungen

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Die Migration von einem CRM zu einem anderen ist eine gewaltige Aufgabe und fehleranfällig. Daher sollten wir uns auf Herausforderungen vorbereiten, die während der Implementierung und der Projektdurchführung auftreten können. Im Folgenden findest du eine kurze Liste einiger regelmäßiger Herausforderungen, die bei dieser Art von Projekt auftreten können.

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Widerstand von Benutzern gegen die Lösungen:

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Um dies zu vermeiden, beginnen wir frühzeitig mit dem Change Management und beziehen die Teams häufig ein. Dies wird

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a) ihnen das Gefühl geben, beizutragen, und

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b) ihnen die Möglichkeit geben, Feedback zu geben und sich gehört zu fühlen.

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Darüber hinaus werden wir versuchen, die Zustimmung von erfahrenen Multiplikatoren zu erhalten und sie in die Schulungssitzungen einzubeziehen, um das gesamte Team zu überzeugen.

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Eine große Kundenbasis und eine noch größere Basis von Leads/Interessenten müssen mit allen relevanten Daten übertragen werden:

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Wenn es nach dem Go-Live zu Problemen kommt, könnten wir Situationen erleben, in denen eingehende Leads nicht verfolgt werden, Integrationen mit Tools wie SalesLoft möglicherweise nicht wie erwartet funktionieren und im schlimmsten Fall Kundeninformationen verloren gehen. Wir werden dies durch umfangreiche Discoveries und Tests vermeiden, während wir auch Sicherungskopien der HubSpot CRM-Daten erstellen.

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Die Übertragung der Schwächen des HubSpot CRM-Prozesses zu Salesforce

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Es sollte nicht das Ziel sein, alles, was wir in HubSpot haben, einfach zu übertragen, sondern die Möglichkeit nutzen, Salesforce als leere Leinwand zu verwenden. Salesforce bietet die Chance, sich von Ineffizienzen und überholten Implementierungen zu befreien, die lange nicht angefasst wurden.

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Wir werden diese Herausforderung angehen, indem wir die aktuellen Prozesse hinterfragen und uns selbst fragen, was unser Ziel ist und wie der ideale Zustand aussieht. Dies wird aufdecken, ob ein Prozess/eine Implementierung auf dieses Ziel hinarbeitet und uns helfen zu entscheiden, was nicht implementiert oder wie es geändert werden sollte.

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Unerwartete Erweiterungen des Projektumfangs

sind normal. Neue und größere Anforderungen können in einer späteren Phase des Projekts auftreten, was bedeuten kann, dass das geplante Go-Live-Datum nicht mehr realistisch ist oder dass mehr Ressourcen benötigt werden.

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0. Erwartungsmanagement und ordnungsgemäße Discovery während der Scope-Phase

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-> Kommuniziere klar und früh, was neue Anforderungen für das Projekt bedeuten könnten, und stelle sicher, dass die meisten Anforderungen während der Entdeckungsphase berücksichtigt werden.

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1. Kategorisiere die neuen Anforderungen

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->Ist es eine Verbesserung? Ist es ein Thema der Priorität 1, das so schnell wie möglich angegangen werden muss, oder ein Thema der Priorität 2 oder 3? Was ist der Nutzen der Problemlösung und arbeitet sie auf das definierte Ziel hin?

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2. Analysiere, was dies für die Implementierung und das aktuelle Set-up bedeutet
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-> Können wir es implementieren, ohne etwas anderes zu beschädigen? Blockiert es das Go-Live? Kann es nach dem Go-Live implementiert werden, ohne zusätzliche Schulungen zu erfordern?

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3. Plane die Implementierung
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-> Kritische Dinge werden zuerst und vielleicht vor dem Go-Live erledigt, andere Themen werden danach bearbeitet.

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Erfolgskritierien

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Wie wissen wir, dass der Übergang erfolgreich war? Wir werden uns auf qualitative und quantitative Ergebnisse stützen.

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Quantitativ:

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Für den quantitativen Teil verlassen wir uns auf einen Vergleich der Daten von HubSpot vs. Salesforce.

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• Wie ist die Feldausfüllrate?

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• Wie haben sich die Konversionsraten (im Laufe der Zeit) verändert?

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• Wie stark wurde die Lead-Zeit in den Opportunity Stages reduziert?

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• Wie schnell reagieren wir auf eingehende Anfragen?

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Qualitativ:

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• Haben wir erreicht, was wir geplant hatten? Decken wir alle relevanten Prozesse in Salesforce ab oder fehlt etwas?

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• Wie wird Salesforce genutzt? Finden die Benutzer Workarounds offline oder engagieren sie sich mit Salesforce?

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• Wie ist das allgemeine Benutzerfeedback?

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Diese Migration ist eine Gelegenheit, dein Unternehmen effizienter zu machen und sich an neue Anforderungen anzupassen. Durch klare Schritte und offenes Feedback sorgen wir für eine reibungslose Umstellung, minimieren Störungen und nutzen Salesforce optimal.

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Der Erfolg zeigt sich in der nahtlosen Integration und der verbesserten Leistung in allen Abteilungen.

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Bereit für den Wechsel? Kontaktiere uns noch heute!

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